Assistentin (m/w/d) des Geschäftsführers Technik – Organisationstalent, Sparringspartnerin, Menschenkennerin

Your tasks

Wir bieten Ihnen drei Rollen in einer Position!

Sekretariat:

Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf und behalten auch dann den Überblick, wenn sich Termine überschneiden und fünf Themen gleichzeitig anliegen: 

• Als Organisationstalent sind Sie für das Kalender- und Travelmanagement inklusive der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen zuständig.
• Sie bereiten Besprechungen vor und dokumentieren diese sorgfältig.
• Als kommunikative Person übernehmen Sie die Korrespondenzen mit internen Ansprechpartnern, Geschäftspartnern, Behörden und externen Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache.

Assistenz auf Augenhöhe:

Sie sind Sparringspartnerin und Mitdenkerin, übernehmen eigenständig Sonderaufgaben und sind dort, wo man Sie und Ihre Empathie braucht: 

• Mit Ihrem Blick für das Wesentliche bereiten Sie nach Vorgaben technische Inhalte in Präsentationen anschaulich auf.
• Die monatliche Leistungserfassung der Ingenieure und Planer bearbeiten Sie akribisch und werten Kennzahlen aus.
• Sie übernehmen Projektaufgaben im Bereich der Zentralen Technik, wie z. B. die Organisation von Ehrungen oder abteilungsübergreifenden Veranstaltungen.

Feelgoodmanagement und Frühwarnsystem:

Sie erkennen, wenn etwas nicht rund läuft - im Team oder bei Abläufen - und geben Ihrem Chef Impulse, bevor es "brennt":

• Mit Ihrer hohen Sozialkompetenz unterstützen Sie den Geschäftsführer Technik bei Veränderungsprozessen, der Lösung von Konflikten und der Entwicklung des Bereiches Zentrale Technik.
• Sie nehmen Stimmungen auf und sprechen diese zur richtigen Zeit an.
• Auch in schwierigen Zeiten geben Sie konstruktive Rückmeldungen.

Your profile

Für diesen sehr vielseitigen Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung in einem Team, das auf Sie baut, benötigen wir folgende Fähigkeiten:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. als Industriekaufmann/frau, Bankkaufmann/frau) oder ein Studium (BWL, Wirtschaftswissenschaften o. Ä.), alternativ auch Geisteswissenschaften (z. B. Sozialwissenschaften, Psychologie).

• Sie haben bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Position, z. B. als Assistenz, Vertriebsassistenz oder im Sekretariat, in der Sie Ihre strukturierten sowie analytischen Kenntnisse sowie Ihren Blick für das Wesentliche einbringen konnten.

• Als rechte Hand des Geschäftsführers Technik haben Sie eine hohe Hands-on-Mentalität, verfügen über ein hohes Maß an Diskretion und sind stets loyal sowie flexibel.

• Eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein sicheres und professionelles Auftreten zeichnen Sie aus.

• Sie sind souverän im Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten - Sie wissen, wann man zuhört, wann man moderiert und wann man klare Grenzen setzt.

• Zahlen schrecken Sie nicht ab - im Gegenteil! Sie arbeiten gern mit Statistiken und bezeichnen sich als zahlenaffin.

• Sie haben Freude an einem Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder Tag planbar ist - Agilität, Flexibilität und eine Prise Gelassenheit gehören dazu.

• Die MS Office Programme wenden Sie sicher an, insbesondere Excel und PowerPoint.

• Sie sind vor Ort präsent, zeitlich flexibel und suchen eine langfristige Aufgabe.